Política de tratamiento de datos
Pasaporte para la Paz · Personería de Barbosa, Antioquia
Versión 1.1 · 3 de noviembre de 2026
1. Responsable, contacto y atención
Responsable: Personería de Barbosa, Antioquia. Domicilio: Barbosa, Antioquia, Colombia. Dirección: CAM - Bernardo Jaramillo Sierra, Calle 15 No. 14-48, Piso 3, Oficina 303. Correo: personeria@barbosa.gov.co. Teléfono: 6044548303.
El teléfono puede utilizarse para orientación; las solicitudes se radicarán por correo o presencialmente, dejando constancia de recepción.
Área o cargo encargado de tramitar consultas y reclamos: Despacho de la Personería de Barbosa. Custodio de autorizaciones y expedientes: Despacho de la Personería de Barbosa. Medio de consulta pública de esta política: https://pasaporteparalapaz.com/politica-datos/ y la dirección de atención indicada.
2. Alcance y finalidades
Esta política comprende los datos tratados para operar la plataforma, las autorizaciones relacionadas, los informes descargados y las copias de recuperación de la campaña.
La Personería utilizará la información para:
- Administrar las cuentas de los grupos y su relación con el docente responsable.
- Recibir fotografías y reflexiones, revisar las veinte misiones y gestionar correcciones, puntos y sellos.
- Mostrar resultados colectivos y elaborar informes institucionales de acceso restringido.
- Mantener trazabilidad de actuaciones, proteger los accesos y recuperar el servicio ante incidentes.
- Atender solicitudes de titulares y acreditar los permisos otorgados.
No se utilizarán datos o imágenes para finalidades nuevas ajenas a la campaña sin revisar su fundamento e informar y obtener la autorización que corresponda. No se autoriza por esta política el uso comercial, reconocimiento facial ni difusión indiscriminada de fotografías.
3. Datos y visibilidad
La plataforma utiliza nombre del grupo, nombre privado del docente, cuenta y contraseña protegida mediante hash, sesiones, fotografías y reflexiones, estados, calificaciones, observaciones e historial. También conserva auditoría administrativa e información técnica de seguridad, incluidos identificador de cuenta e IP en intentos fallidos de ingreso. El proveedor de alojamiento puede generar registros técnicos de solicitudes.
Son públicos el nombre del participante, su foto de perfil opcional, puntos y progreso. El catálogo y el detalle de las misiones pueden mostrar participantes aprobados; las portadas y fotografías de misiones publicadas también son visibles sin iniciar sesión. Se deben usar nombres colectivos y evitar datos individuales de estudiantes.
Las evidencias y reflexiones son privadas para la cuenta participante que las envía y para revisión y administración autorizadas. Aprobarlas no las hace públicas. Los informes PDF mantienen ese carácter restringido, aunque se descarguen.
No hay cuentas individuales de estudiantes ni campos ordinarios para sus documentos, teléfonos o nombres. Los formularios de autorización podrán identificar al titular y al representante para acreditar una decisión; se custodiarán aparte, sin subirlos como evidencias ni incorporarlos a GitLab. El acceso, responsable de custodia y plazo deben quedar definidos antes de recogerlos.
4. Autorización y protección reforzada
La Personería informará los usos y registrará una decisión verificable antes del tratamiento que requiera autorización. Los permisos para evidencias privadas y para publicación de imágenes serán independientes. Una excepción legal deberá justificarse para el caso concreto; no se presume una excepción general por la naturaleza pública de la entidad.
Para imágenes de menores se revisarán la necesidad del tratamiento, el interés superior y el respeto de derechos, se verificará al representante legal y se escuchará al menor según su comprensión. La firma del docente no sustituye ese procedimiento. El consentimiento no legitima un tratamiento perjudicial.
Compromiso aprobado: quien no desee aparecer podrá participar mediante fotografías de trabajos u objetos sin personas identificables, sin perder puntos por esa decisión. La publicación de su imagen será opcional. No se recogerán datos sensibles innecesarios ni se condicionará la participación a suministrarlos. Si excepcionalmente se requieren, se definirán previamente los datos, necesidad, fundamento y consentimiento específico aplicable.
Se utilizarán los formularios de autorización, completando los campos de cada caso y entregando previamente la política y el aviso. No se considerará el silencio como aceptación. En fotografías grupales se comprobará a cada persona identificable.
5. Derechos y procedimiento de solicitudes
Los titulares podrán conocer y acceder gratuitamente a sus datos, actualizar o rectificar información, solicitar prueba del permiso e información sobre su uso, y pedir revocatoria o supresión cuando procedan. Podrán acudir a la SIC después del trámite previo exigible. Una obligación legal o contractual de conservación puede limitar la supresión; la respuesta deberá explicar su fundamento y alcance.
Enviar a personeria@barbosa.gov.co o radicar en la dirección indicada: identificación del titular y representante, si aplica; solicitud o hechos; medio para responder y soportes pertinentes. Para localizar una imagen se puede indicar grupo, misión y fecha. Se verificará identidad y representación por un canal privado, sin exigir copias de documentos de manera indiscriminada.
| Trámite | Plazo de atención |
|---|---|
| Consulta | Diez días hábiles desde su recepción; ampliación motivada de hasta cinco adicionales. |
| Reclamo | Quince días hábiles desde el día siguiente a su recepción; ampliación motivada de hasta ocho adicionales. |
Para reclamos incompletos: requerimiento dentro de cinco días; desistimiento tras dos meses sin subsanar. Si falta competencia: traslado en dos días hábiles e información al interesado. Recibido el reclamo completo: anotación de su trámite en la base en dos días hábiles hasta resolver. Antes de vencer un plazo que deba ampliarse, comunicar motivos y nueva fecha. Referencia: artículos 8, 14–16 de la Ley 1581 de 2012.
La aplicación no incorpora actualmente un módulo de reclamos ni la anotación anterior. Antes de abrir la campaña, la entidad debe definir cómo cumplirla en la base correspondiente y llevar un expediente restringido con radicado, fechas, responsable, actuaciones y respuesta. No se publicará la identidad del solicitante en el ranking o las reflexiones.
6. Proveedores, operadores y circulación
Render aloja la aplicación, base y archivos en Virginia, Estados Unidos. Google Drive recibe copias privadas de recuperación. El monitor de copias revisa metadatos y emite alertas de estado. No se presume una ubicación única para todos los datos tratados por Google.
La Personería deberá identificar a sus operadores técnicos, definir sus instrucciones y accesos, y revisar las condiciones contractuales de los proveedores y el mecanismo aplicable a transmisiones o transferencias internacionales. La cuenta actual de Drive pertenece al propietario técnico: se debe formalizar su custodia y uso institucional o adoptar la alternativa institucional que se acuerde. Esto no se considera resuelto mediante un permiso genérico de imagen.
Los PDF solo se entregarán a personas o funciones autorizadas para el seguimiento. El custodio registrará destinatario, finalidad y fecha de entrega, y coordinará correcciones o retirada cuando proceda. Una solicitud de publicación o acceso a información institucional debe revisarse conforme a las normas aplicables y a la protección de datos; no se entregarán indiscriminadamente evidencias identificables.
7. Conservación, archivo y supresión
Plazos de campaña: la campaña durará un año contado desde su fecha de inicio. Los datos de campaña se conservarán durante su ejecución y por un año adicional contado desde su cierre. Al vencer ese periodo se ejecutará la supresión o anonimización correspondiente, salvo conservación legal o documental justificada y registrada. La campaña inicia el 3 de noviembre de 2026, cierra el 3 de noviembre de 2027 y el plazo general de conservación vence el 3 de noviembre de 2028 (zona horaria America/Bogota). La conservación posterior no autoriza mantener imágenes identificables públicamente durante ese año.
Se mantiene como propuesta operativa desactivar las cuentas al cierre y revisar los registros de seguridad a los noventa días para evitar conservación innecesaria. Las autorizaciones y actuaciones sujetas a obligaciones de archivo requieren revisar la tabla de retención documental aplicable. Estos plazos de campaña no están automatizados.
Los respaldos actuales mantienen treinta fechas diarias y una copia mensual por doce meses, incluido el actual; protegen siempre la copia verificada más reciente y mantienen aparte el respaldo limpio inicial. Los vencidos se trasladan a la papelera. Por ello no se garantiza borrado definitivo al cumplirse doce meses. La política de conservación que se adopte debe resolver esas excepciones, la papelera, las copias históricas y los PDF descargados.
Para una supresión procedente, documentar su alcance, localizar copias y exportaciones, retirar el acceso o uso correspondiente y ejecutar el borrado o anonimización aprobados. Si una copia de recuperación debe conservarse temporalmente, restringir su uso y definir su eliminación; ante una restauración, aplicar las decisiones de supresión antes de reabrir el servicio. No se promete eliminación automática inmediata: estas operaciones requieren un procedimiento institucional y técnico todavía por concretar.
8. Seguridad y gestión de incidentes
Controles existentes: acceso por cuentas y permisos del servidor, contraseñas protegidas mediante hash, HTTPS, almacenamiento privado de evidencias, validación y eliminación de metadatos de fotografías, auditoría administrativa y copias verificadas. Estos controles no sustituyen la revisión del contenido visible de una imagen ni garantizan riesgo cero.
Medidas operativas propuestas: acceso técnico limitado a funciones autorizadas; entrega privada de credenciales al docente; custodia restringida de permisos e informes; revisión de accesos al cambiar responsables; y prohibición de almacenar secretos o documentos firmados en GitLab.
Ante un incidente, el área designada coordinará contención, preservación de evidencia técnica mínima, evaluación del alcance, recuperación y documentación. Con asesoría institucional determinará y cumplirá las comunicaciones a autoridades y afectados que correspondan; no se afirma que exista hoy un flujo automatizado de notificación. El procedimiento deberá asignar responsables y plazos aplicables antes de operar con datos reales.
9. Adopción, vigencia y cambios
Aprobación del texto: 3 de noviembre de 2026. Atención integral a cargo del Despacho de la Personería de Barbosa. Entrada en vigencia: 3 de noviembre de 2026, con su publicación en la plataforma. Duración de campaña: un año desde el 3 de noviembre de 2026, con cierre el 3 de noviembre de 2027. Conservación de datos de campaña: durante la campaña y un año después del cierre, hasta el 3 de noviembre de 2028, con las excepciones justificadas de la sección 7.
La Personería publicará la versión aprobada en el medio definido y la entregará antes de recoger información. Mantendrá un registro de versiones y comunicará cambios relevantes; revisará nuevas autorizaciones cuando cambie la finalidad. El aviso de privacidad enlazará esta política. La política será revisada al cambiar tratamientos, proveedores, campaña o requisitos aplicables.
10. Atención integral a cargo del Despacho
El Despacho de la Personería de Barbosa centraliza consultas, reclamos, revocatorias, solicitudes de supresión, custodia de autorizaciones, control de informes e incidentes. Recibe por el correo institucional o presencialmente en la dirección indicada y organiza un expediente institucional de acceso restringido.
Para cada solicitud registra radicado, fecha de recepción, datos mínimos para identificar el caso, plazo de respuesta, actuaciones y decisión. Verifica identidad y representación por un canal privado, tramita la anotación de reclamo que corresponda y comunica la respuesta dentro de los plazos de la sección 5. La aplicación no crea automáticamente este expediente ni dicha anotación.
El Despacho controla el acceso a las autorizaciones y registra su alcance, versión informada, fecha y eventuales revocatorias. Antes de ordenar una supresión revisa las obligaciones de archivo, identifica evidencias, perfiles, exportaciones y copias afectadas y coordina con el operador técnico la ejecución y su comprobación. Conserva constancia de la decisión y de las restricciones que deban reaplicarse al restaurar una copia. Ante incidentes coordina las actuaciones de la sección 8. Esta asignación no acredita que ya se hayan creado expedientes, realizado revisiones contractuales o implementado automatizaciones.